1.內部文件：含質量手冊、程序文件、作業指導書、表單，檔案室應有完整一份；(質量手冊、程序文件要裝訂成冊，資料員負責)。

2.外部文件：所有檢測所需的外部標準、規范，及ISO/IEC17025 :2017(CNAS-CLO1:2018), 應用說明及若干政策，JJF1059-1999等應有一份。

3.以上文件，如要發放，必須運行文件發放程序(如蓋受控章、做發放記錄)。如何制定實驗室文件的編號? 實驗室的文件編號的要求為：

①需要有唯一性編號；

②包含發布日期；

③包含修訂標識；

④頁碼，總頁碼；

⑤文件結束的標記；

⑥文件的發布機構。

實驗室文件的編號可以由實驗室自己制定規則，只要滿足上述要求即可。上述要求在整份文件中共同體現，而不是把上述內容揉到一個編號里面。

每臺設備由設備員做一個檔案盒，按設備編號對其進行編號，并確保 檔案盒中有以下內容：設備檔案卡、采購申請、驗收記錄、合格證、使用 說明書、歷年的檢定證書、使用記錄、定期維護記錄、維修記錄、期間核 查記錄、停用報廢記錄。補充：儀器設備檔案應包括哪些內容： 一般實驗 室都會做儀器設備的檔案，儀器設備檔案具體要包含哪些內容，準則并沒 有強制要求，在準則中要求的是設備校準和驗證結果的記錄， 一般來說儀器設備檔案應包括以下內容：(以下供參考，實驗室可以根據實驗室自己 的情況做調整)

1.儀器設備履歷表，包括儀器設備名稱、型號或規格、制造商、出廠 編號、儀器設備唯一性識別號、購置日期、驗收日期、啟用日期、放置地點、用途、主要技術指標、保管人等等；

2.儀器購置申請、說明書原件、產品合格證、保修單；

3.驗收記錄、安裝調試報告；

4.檢定、檢定記錄，儀器設備檢定校準的計劃，下次校準、檢定的時間；

5.儀器設備操作規程及維護規程(必要時);

6.保養維護和運行檢查計劃；

7.使用記錄(定期歸檔);

8.保養維護記錄； 

9.運行檢查記錄；

10.損壞、故障、改裝或修理的歷史記錄。

由資料員負責完善，內容包括：人員檔案卡，學歷證書、學位證書、上崗證、職稱證、其他資格證(如內審員證),發表的論文，年度的考核等資料。每人一檔，與人員一覽表的先后順序對應。(每人做一個檔案袋)。

不管以打印出來的方式保存，還是以電子檔的形式保存，都要定期存 檔，并確保其包含足夠的信息。(必須與報告單、委托單對應，最好裝訂在一起 ) 。

所有報告必須留存一份，并按一定的順序整理好存檔。按項目或時間 順序一個一個檔案盒放好，并做好目錄。(特別是申請認可項目相關的標 準一定要有報告、原始記錄(含校準曲線、圖譜等)、樣品登記表、設備使用記錄、委托單、標準物質使用記錄等)。

1. 技術檔案

①各科室使用的作業指導書、操作規程、計量檢定規程、檢驗標準和校準規范等。

②計量標準器和配套設備的檢定證書、校準證書、 說明書、合格證、設備使用和維修紀錄、周期檢定計劃、期間核查計劃和記錄等。

③各科室與計量標準相關的技術資料，如：申請書、履歷書、技術報告、原始記錄、檢定證書和電子版記錄等。

2. 質量檔案

①質量管理手冊、程序文件、各類規章制度、管理體系 評審計劃和內審計劃、質量控制記錄等。

②環境條件控制記錄、證書報告合格記錄、合同評審和服務協議記錄等。

3. 建設檔案

①單位年度工作計劃、工作總結、人事檔案和員工信息管理等。

②人事檔案、固定資產、辦公設施管理臺賬、人員錄用和勞動紀律考核記錄等。

1. 檔案借閱要求

 ①上級部門考核復查或認評需要提供資料時，經最高管理者批準后，方能提供。

②各科室人員借閱資料時，經辦理借閱登記手續后，并說明借閱時限，并及時歸還。

③其他單位或個人借閱時，應提供書面申請，經最高管理者批準后，方可借閱，借閱人不得遺失和損壞，如有上述情況發生，視情節酌情賠償。

2. 檔案管理辦法

①檔案按類別歸檔保存，購置的儀器設備資料、檢定證書、學習培訓資料及相關技術資料應及時歸檔。

②所有資料和原始數據不得帶出實驗室和復印，特殊情況經最高管理者批準后可使用復印件。

③電子版記錄統一保管并有備份和密碼，防止閱讀和修改及計算機病毒等人為原因造成丟失。

不強求一定要做成25個檔案盒，也可按一個程序一個文件夾，但一定要知道與下列各要素的關系。按要素整理成25個文件夾，具體內容包括：